Nastavení programu
Cesty k datům
Prvotní nastavení cest k datovým souborům bylo provedeno při
instalaci, toto nastavení je možno změnit funkcí
Nástroje->Nastavení programu na záložce
Cesty. Pokud cesta k datovým souborům začíná zpětným lomítkem ("\"), pak jsou datové adresáře umístěny uvnitř složky s programem. Toto nastavení je výhodné z hlediska případného přemístění programu a je doporučeno jej ponechat pokud tomu nebrání zvláštní okolnosti.
Střediska
Prvotní nastavení středisek bylo provedeno při
instalaci, toto nastavení je možno změnit funkcí
Nástroje->Nastavení programu na záložce
Střediska. Středisek může být více a v krajním případě nemusí jít o střediska
téže firmy.
Uživatelé
K vestavěnému uživateli Admin je možno přidat další uživatele. Podstatnou maličkostí je správné nastavení oprávnění:
Čtenář může pouze prohlížet a tisknout vytvořené dokumenty, může vytvářet sestavy.
Autor může navíc vytvářet dokumenty, tj. např. fakturovat.
Kontrolor může ještě k tomu nastavovat předvolby (tj. upravovat číselníky).
Správce smí naprosto vše, včetně změny parametrů programu a přímého přístupu do tabulek.
Další věcí je nastavení oprávnění pro střediska: pokud chcete, aby uživatel měl v kazdém středisku jiné oprávnění, zaveďte jej vícekrát a pro každý záznam nastavte příslušné středisko a oprávnění.
Parametry
Parametry byly rovněž nastaveny při
instalaci, jejich změna je možná pomocí funkce
Nástroje->Nastavení programu na záložce
Parametry.
Doklady
Nastavení
dokladů je možno provést funkcí
Nástroje->Nastavení programu na záložce
Doklady. Ke každému dokladu se automaticky přiřadí kód dokladu, v případě, že doklad je automaticky číslovaný, je možno zadat způsob číslování. Celková délka čísla je nejvýše 10 znaků a skládá se ze tří skupin:
Předčíslí: nejvýše 5 znaků, může obsahovat libovolné znaky
Proměnná část: nejvýše 5 znaků, musí obsahovat pouze číslice
Pevná část: nejvýše 5 znaků, může obsahovat libovolné znaky
Číselná řada jde od začátku plynule číslo po čísle. Při nastavování faktur lze navíc zadat úvodní a závěrečné texty, které se mají předvyplnit na novém dokladu, případně nastavit použití poznámek z předchozího dokladu.
Speciality:
u faktur lze nastavit, aby předčíslí obsahovalo měsíc a v tom případě začne číslování každý měsíc vždy od jedničky. Toto speciální nastavení se provede tak, že do pole Předčíslí se napíše @mm.
u faktury "- pouze DPH" je pro správnou funkci třeba nastavit šablonu se dvěma řádky. V prvním bude počet kusů 1 a příslušné procento DPH, ve druhém bude počet kusů -1 a 0% DPH. Takto připravená šablona se při vytváření dokladu, ke kterému je připojena, automaticky načte a uživatel zadá jen částku, přičemž program automaticky spočítá fakturu tak, aby k úhradě bylo pouze DPH ze zadané částky.
Prostředí
Nastavení prostředí programu má dvě části: nastavení obecné a nastavení uživatelské.
Obecné nastavení se provede pomocí funkce
Nástroje->Nastavení programu na záložce
Různé. Zde lze nastavit výchozí jazyk, tj. jazyk, kterám program komunikuje před přihlášením uživatele, a rychlost procesoru. Nastavení rychlosti bylo zavedeno z důvodu problémů zjištěných na některých výkonnějších počítačích. Pokud tedy program hlásí náhodné chyby při zobrazování zejména delších seznamů, nastavte vyšší výkon počítače, což by tyto problémy mělo odstranit. Tato nastavení jsou společná pro celý program a pro všechny uživatele.
Uživatelské nastavení je přístupné pomocí funkce
Nástroje->Uživatelské nastavení. Toto nastavení má tři části:
Nastavení uživatele: nastavení jazyka pro komunikaci s programem, nastavení znaku pro desetinnou čárku, nastavení způsobu zobrazování zakázek (viz popis k modulu Zakázky a změnu hesla
Vzhled pozadí: nastavení barvy, tapety, "okna plovoucí na ploše", nebo "InfoDesktop" (zobrazuje základní údaje o agendách - počty dokladů, částky, aktuální záznamy v kalendáři apod.)
Nástrojová lišta: nastavení tlačítek v panelu nástrojů
Tato nastavení jsou individuální pro každého jednotlivého uživatele.
Číselníky
Číselníky slouží k uchování tabulkových hodnot, které jsou opakovaně používány v dokladech. Jejich úpravy jsou možné pomocí funkce
Nástroje->Předvolby.
Zboží
Katalog: seznam položek, které lze používat do obsahu dokladů
Ceník: ceník služeb a zboží pro jednotlivé klienty
Druh dodávky: třídění dodávaného zboží podle druhu
Doprava
Cestovné: náklady na cestování, které lze používat do obsahu dokladů a jako cesty v knize jízd
Letiště: seznam destinací letecké dopravy, využívaný při přípravě leteckých nákladních listů
Dopravci: seznam dopravců, využívaný při přípravě leteckých nákladních listů
Finance
Kurzy: směnné kurzy standardní (dle ČNB) a fixní (dohodnuté, obvykle měsíční)
Pokladny: seznam (max. 9) pokladen
Kategorie financování: pro třídění leasingových smluv podle druhu, předmětu, nebo klienta.
Ostatní
PSČ: seznam PSČ
Státy: seznam států světa
Banky: seznam bank
Šablony
Zajímavou možností je nastavení šablon pro jednotlivé dokumenty - v podstatě jde o seskupení položek pro použití na typizovaném dokladu (např. k pravidelnému vystavování faktur stejného obsahu). Nastavení šablon se provede v Katalogu (
Nástroje->Předvolby->Katalog), při zadávaní (úpravě) se vybere doklad ze seznamu dokladů, vybere se jméno šablony ze seznamu již vytvořených šablon (nebo se zadá nové), případně se zadá skupina.
Úvod