Maily na vás ledacos prozradí
Kdo si nedá při mailování pozor, může na sebe "prásknout", že je byrokrat nebo chce mít poslední slovo.

Mail o vás a vaší profesionalitě prozradí více, než vám může být milé. "Nejde jen o obsah, ale i formu. Z praxe vím, kolik zla vyvolají nepochopené zprávy," říká psycholog Luděk Kazda. Podle něj se může projevit i skrytá agresivita pisatele. Známé jsou útoky na spolupracovníky či bývalé partnery, kteří se nemohou bránit. Někdy si jedinec léčí komplexy méněcennosti.

Ten, kdo vyžaduje na každý e- mail potvrzení příjmu, signalizuje nedůvěru k lidem. Nadbytek smajlíků o pisateli sděluje, že se vyhýbá konfliktu za každou cenu nebo příliš touží po harmonii.

Napsat stručný a jasný mail není jednoduché. Pokud chcete řešit více pracovních věcí, dejte raději přednost krátké schůzce před vyčerpávající korespondencí.

Ve snaze o stručnost upadáme zase do opačného extrému. Vynecháme pozdrav a rozloučení.

Zahlcená schránka

Jak naložit s maily, kterých je denně třeba stovka? První pomocí je striktně oddělit pracovní od osobních mailů. Vylučte jak rodinné trable, tak starosti svých kamarádů. Jinak si v práci lehce přivodíte trapas. Kdo nezažil aspoň jednou v životě za zády pohled kolegy, když zrovna psal "beruško moje malá, smutná" nebo "můj šéf je neuvěřitelný blbec"... Věřte, že v takovém případě i člověk s devíti dioptriemi rázem vidí jako ostříž. A pošramocenou pověst těžko získáte zpět.

Zvědavým lidem zase hrozí, že stále otevírají poštu. Čtení každého příchozího mailu a blesková odpověď je vytrhuje z práce. Pošta se pro ně stává doslova posedlostí, bez níž nevydrží pět minut. Taková netrpělivost je omluvitelná u čerstvě zamilovaných, jinak svědčí spíš o neprofesionalitě.

Mnozí zase do mailu napíšou věci, které by druhému do očí neřekli, a těší je vyvolávat střety. Posílají zprávy v kopiích na všechny světové strany. Obranou je nereagovat na ně, protože pisatele povzbudíte.

Čas pro maily

Správný adresát

Volbou správného adresáta ukazujete, že znáte kompetence lidí a rozumíte dobře firemní struktuře. "Kolegové občas nedodržují to, čemu říkám zlaté pravidlo mailování. Z každého mailu musí být patrné, o co v něm jde a proč jej dostávám zrovna já," říká Daniel Franc, ředitel firmy Unisona Studio.

Potvrzení schůzky

Žádost o schůzku, pomoc nebo zadaný úkol potvrďte. Je perfektní, že o nich víte, ale druhou stranu zajímá, jak s informací naložíte. Prokazujete profesionální přístup, když vás druzí nemusejí stále uhánět. Totéž se týká případů, kdy po vás někdo něco chce a vy to splníte (nebo nesplníte). Jednoduché pravidlo, ale účinné. Minimálně zabráníte vlně dalších dotazů.

Emocionální maily

Specifickou kategorií jsou emocionální maily. "Poznávám je podle zvýšeného počtu vykřičníků, překlepů, absence oslovení či závěru a neobvyklé míry slov, které do mailu nepatří," říká Daniel Franc.

Takové maily dostává i Ondřej Šuch, vedoucí vnějších vztahů společnosti Skanska. "Rekordmanem je člověk, který doprovodil půlstránkovou seriózní žádost 19 smajlíky. Nejdelší z nich měl osm závorek :-)))))))). Ranou mezi oči jsou podle něj také pravopisné chyby kalibru "bisme", "přýspjevek" a "richle".

E-mailový byrokrat

Byrokrat má určitě archivované všechny maily. Schovává si je jako alibi. Snaží se dát najevo, že má poštu na rozdíl od vás pod kontrolou. Často se jí zabývá více než svou prací. "Někteří lidé se zbavují mailováním odpovědnosti. Dali nadřízeného do kopie, poslali mu mail. Teď už není míč na jejich straně, a tak nemusejí nic řešit," říká Tomáš Bušek, konzultant společnosti Towers Consulting.

Poslední slovo

Někteří lidé odpovídají na každý mail znovu a znovu. To potěší zamilované, v pracovním kontaktu je to projev nekázně. Buď jde o agresivního jedince, který musí mít poslední slovo, nebo někoho, kdo neumí řešit podstatu problému. Reaguje nahodile a vyvolává chaos.

Mailová komunikace nemá plně nahradit osobní styk. Ten je někdy nezastupitelný, říká Tomáš Bušek. Nejvíce to platí pro komunikaci s podřízenými a kolegy. Pokud s nimi komunikujete mailem, stačí připojit krátký podpis. Každý ví, kdo píše dříve, než e-mail otevře. Je hloupé, když podpis tvoří 55 procent textu a zbytek sdělení je O.K.






Jezdíme, bouráme, a kdo za to může?

Vždy když čtu "zasvěcené" zprávy typu: Mokrá silnice zavinila... Listí na vozovce zavinilo.... Mlha zavinila... Silničáři zaspali... hledám a nemohu najít to podstatné – kdo to vlastně zavinil? Logicky to nemohla být silnice, počasí, listí apod., to jsou jen vlastnosti daného předmětu, tedy vozovky, po které jedeme.

Kdo tedy zbývá – samozřejmě že ten, kdo po silnici s takovými vlastnostmi jel a těchto vlastností nedbal. K tomu přistupuje ještě jeden faktor, o kterém se prakticky vůbec nemluví.

Dnešní auta na rozdíl od dřívějších mají tzv. pásmo varování, tedy oblast, kde auto svým chováním začíná upozorňovat řidiče na možnost smyku či horší ovladatelnosti, velice úzké a navíc posazené do oblasti mnohem vyšších rychlostí.

Následky jsou jasné – zatímco starý vůz varuje mnohem jasněji a mnohem dříve, nový vůz se stále chová jakoby bezpečně a pak se najednou "utrhne", ovšem v mnohem vyšší rychlosti a s mnohem závažnějšími následky. Jen malý příklad: starou škodovkou (třeba spartakem či oktávkou) jste vjel do ztáčky 30 a nic se nedělo, vjel jste tam 40 (tedy o 25 % víc) a šel jste ven.

Nic moc se obvykle nestalo, z auta jste vylezl, došel pro pár volů do nebližšího statku, auto na silnici vytáhl a jel dál, již opatněnji.

Pokud jedete v super novém autě, navíc zmasírovaný reklamou a tím pádem přesvědčený, že vaše auto umí sedět na silnici vždy jako přišité, že pneumatiky jsou přesně takové, aby nikdy ani trochu neklouzaly, jedete v zatáčce, shora zmíněné 90–100, možná i víc, stačí pak, abyste přehlédli to zmíněné varování (které je díky moderní konstrukci málo zřetelné) překročili rychlost o nějakých 5 % a jdete ven taky.

Ovšem následky pak bývají mnohem horší, z auta a mnohdy i z vás je vrak na odepsání. A kdo za to mohl? Jednak vy, protože vám chybí ta trocha rozumného uvažování, jednak výrobci aut, pneumatik, reklamní agenti, prostě všichni ti, kteří vás neustále přesvědčují, že právě rychlost je to, co potřebujete a že právě to auto, které vám prodají, vám zaručí, že mužete jet tak rychle, jak se vám zlíbí.

O tom, že většina z nás nejsme závodníci, jen se tak tváříme a že na ovládání auta stačíme tak s bídou do padesátky, již taktně mlčí. Takže jezděte rychle, dravě, snad tam, kam chcete, dojedete o 5 minut dřív (nebo taky nikdy). Stojí to za to?


Kouba, Praha